季蓓蓓
[摘 要]针对当前高校公用房公用房管理的特点，结合现状及发展要求，利用高速发展的计算机信息化处理技术分析存在的问题。充分合理地利用现有资源，物尽所能，使用专业技术软件对公用房实行规范化、系统化管理，使其发挥最大的效率，提高管理的科学性，数据的准确性，信息的全面性，操作的便捷性。同时针对高校公用房管理信息系统维护运行中存在的不足，进一步加以完善。
[关键词]：高校公用房管理；信息化处理技术；公用房管理信息系统
近年来，随着我国高等教育政策的普及，教育需求规模不断扩大，原有的老校区已捉襟见肘，各大高校相继开展新校区的建设，以满足日益增加的办学需求。随着新校区的建成并投入使用，各大高校的总资产值迅速增加，其中房产占比约在70%左右，房产信息化管理工作迫在眉睫。
一、高校公用房管理现状
高等院校的公用房主要是指属于学校的用于教学、科研、行政、生活以及其他服务于学校正常运转的房产。公用房作为高等学校建设和发展的重要组成部分，是保证学校履行职责并完成各项工作任务的重要条件。公用房管理的目标是在保障学校正常运转的前提下，最大限度地发挥房产资源效益和作用，做好房产资源的保值和增值工作。切实做好公用房的管理工作，关系到学校的整体稳定和综合发展。因此，科学合理地利用好现有公用房资源，最大限度的发挥其作用，对高校的管理和发展非常重要的。
高等院校早期的房产因为数量少且信息化普及度低等因素，基本采用手工管理，工作效率低，无法及时了解各类房屋的信息，极易出现数据遗漏、丢失、误报等情况，查询信息易遗漏且效率非常低下。存在的问题主要表现在以下几个方面：
1．资源多头管理，各司其职，没有形成统一的领导，松紧不均，资源得不到合理调配；
2．随着办学规模的扩大，不断增加新的需求，现有房间的功能定位不能及时更新，给公用房调配带来困难重重；
3．公用房的资料随着新校区的建设不断增加，但相关档案未归档或未完整归档，面积数据、结构图、工程图纸等资料不全，房产档案材料查询比较困难；
4．现有的办公用房未进行定标核算；
5．公用房管理未细化，还未实现所有房间的功能定位。
目前，我国大多数高等院校都设有相应职能部门来进行公用房管理工作，我校专门成立了公用房管理领导小组，由校领导牵头，相关部门如教学、科研、实验室等部门领导参加，统筹规划我校的公用房配置与管理，制定相关的管理办法，资产管理部门在领导小组的监督和指导下，开展具体的公用房配置与管理工作。
二、高校公用房管理信息系统运行情况
由于固定资产数量、种类、总值不断增加，各大高校纷纷开始采用计算机管理软件进行固定资产的管理，经过前期的收集和努力，公用房管理信息系统目前已经运行，以文字信息形式管理的模式已基本实现。
（一）公用房管理信息系统的基本功能
启用并完善公用房管理信息系统，构建一个信息全面、数据准确、安全可靠、操作便捷、技术先进、规范统一的数字化管理体系，可以为学校的教学、科研、管理等工作提供全面准确系统的服务。目前在用的高等学校公用房管理信息系统一般有以下几个功能：
1．建立完整的房产基础数据库。应涵盖土地、地下空间、楼宇、房间等内容，包括教学、科研、办公、周转房、学生宿舍、教工住宅、经营性用房等产权属于学校的公用房，支持对这些基本数据的增、删、改、查等。建立公用房动态调控机制，遵循分类管理、定编核算、动态调整、有偿使用原则，打破公用房占有及使用的终身制。对全校的公用房进行规划建设、配置使用、周转房分配、房屋维修、出租出借以及报废处置等进行科学管理。除了提供标准的属性外，用户还可以根据需要自定义特色档案属性，可以显示档案日常维护及操作。
2．充分利用大数据现代信息技术，对全校的土地、房屋、地下空间、房间档案进行登记，实现人、房、物的信息共享，形成较为完善的组织架构。上传与建筑物相关的文档、房产证扫描件、工程图纸、外观照片等，实时动态公开公用房使用信息，实现资产数据同步，真正做到人、房、物一体化，即楼宇房间内分别有几人办公，各人的职级职称、占用的办公设备等情况，为科学决策及规划建设提供技术支持，实现“统一领导、分类管理、分级负责、责任到人”，并提供专业化的查询条件多维度组合，查询条件及结果均可自定义。满足各类专业化查询的需要，突出方便快捷的管理优势。可及时了解本单位房产概况，查询细化到某个房间某个人，以及空房查询、归还情况、危房维修记录、改造前后信息等。
3．建立有效的管理组织体制，充分利用国有资产平台已建成由横向归口、纵向院系形成的交叉管理网络，逐步完善并最终形成覆盖全校的公用房管理组织构架，实行归口、院系部处两级管理体制，通过标准（学校、部门）配置，为学校公用房量化考核与监管提供配额标准。考核指标体系应包含：教学科研及辅助用房、行政办公用房、生活用房、教工住宅、其他用房以及办学规模、教工人数等。公用房的量化考核面广复杂，在量化考核中需要考虑不同院系的配额标准，考虑教工、学生、学科、规模等诸多影响因素。
4．针对日常管理中教工住宅、教工宿舍、经营性用房和普通公用房的分配、归还、维修登记时，用户在填写分配信息时可上传身份证、产权证、合同协议等数据信息，对使用快到期以及维修质保期快到期的房间实现预警功能。通过流程化管理，增加房屋使用率。同时开通缴款功能，可以用于登记在周转房使用、住宅使用、经营性用房租借和办公用房使用管理中需要缴费的记录，并且可以查询商户、教职工未缴纳费用，能够对缴费日期进行预警，提高缴费率，减少资产流失。
5．按《党政机关办公用房建设标准》测算党政干部用房情况，以部标为依据，系统自动做出对比，供领导决策参考，以校标为基础，供院系管理人员日常参考使用，按用户自建的测评办法，对二级单位的用房情况进行综合测评。
6．对原国有资产平台进行升级改造强化资产管理。在原国有资产平台中新增加存放地规范化功能将原存放地规范化，修改原资产入库、资产调拨、资产卡片修改、资产查询等相关功能，可以使用公用房提供的规范化存放地进行管理。
（二）公用房管理信息系统的优势
公用房管理信息化有着传统管理方式不可比拟的优势：
1. 查询各类房屋及房间基本属性更便捷。如建筑面积、房间功能、使用人信息、房间内相关办公设备的配置等基本信息可以快速、便捷地查询，为房产资源的调配、维修、改造等提供了准确的依据。
2. 可上传与建筑物相关的文档、房产证扫描件、工程图纸、外观照片等，完善了公用房的各类信息，保证了房产资料的完整性。能够对全校的公用房进行规划建设、配置使用、周转房的分配、房屋的维修、出租出借以及报废处置等进行科学管理。
3. 通过采集房屋构筑物基础数据，启用并完善公用房管理信息系统，对全校的土地、房屋、地下空间、房间档案进行登记，可以构建一个信息全面、数据准确、安全可靠、操作便捷、技术先进、规范统一的数字化管理系统，为学校的教学、科研、管理等工作提供全面准确系统的服务。
三、高校公用房信息系统建设期望
随着高校公用房管理信息系统的启用，已经可以很便捷地查询房屋及各房间的基本属性，比如建筑面积、房间功能、使用人信息、房间内相关办公设备的配置等，并可根据相关信息为房产资源的调配、维修、改造等提供了准确的依据。但随着高校对公用房管理需求的不断增加，公用房管理信息系统建设的管理仍需进一步精细化、智能化：
（一）以图管房
通过对公用房的工程图纸、楼层平面图、外观照片、数据表单等相关信息的采集录入等，利用3D技术，可以很直观的体现各楼宇的结构、朝向以及房屋各层各间的分布图，图与图之间实现层级跳转，能从土地红线图下钻到校区图，从校区图下钻到楼层平面图。图与数据之间实现相关显示，即点击图纸空白处时可以查看综合情况，点击图纸建筑区域内可以查看该区域详细情况，包括房屋建筑信息、用房历史信息、房屋缴费信息、房屋违规信息和房屋历史修缮信息。
（二）以图管人
在以上各楼宇各房间的图片建立后的基础上，通过对房间内使用功能、使用部门以及使用人的相关信息采集和录入，根据各使用人的相应职级职称以及所能享受的办公面积，尽可能利用好现有资源，并通过与学校OA系统对接和协同工作，定期自动更新人事、在校师生人数等相关数据，以便及时调整。
（三）以图管物
各房间内的办公家具以及设备的配置也能通过图片直观的显示出来，通过与资产管理系统的对接，点击图片上的资产，可以显示出该资产的登记卡片，能够有效的解决资产管理中的难点，即实物盘点，保证账、卡、物一致的问题，对合理利用现有资源及时调配好资产也起到了重要的作用。
四、结束语
在这个信息技术高速发展的时代，利用计算机信息化处理技术对高校的公用房管理实行系统化、规范化、完整化管理是必然的趋势。只有提高管理的科学性，数据的准确性，信息的全面性，操作的便捷性，并充分合理的利用现有资源，物尽所能，使其发挥最大的效率，才能确保国有资产的增值与保值。
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