当前高校公用房管理信息化问题的探索

发布者:国资处发布时间:2021-04-14浏览次数:1346


季蓓蓓

[  ]针对当前高校公用房公用房管理的特点,结合现状及发展要求,利用高速发展的计算机信息化处理技术分析存在的问题。充分合理地利用现有资源,物尽所能,使用专业技术软件对公用房实行规范化、系统化管理,使其发挥最大的效率,提高管理的科学性,数据的准确性,信息的全面性,操作的便捷性。同时针对高校公用房管理信息系统维护运行中存在的不足,进一步加以完善。

[关键词]:高校公用房管理;信息化处理技术;公用房管理信息系统

近年来,随着我国高等教育政策的普及,教育需求规模不断扩大,原有的老校区已捉襟见肘,各大高校相继开展新校区的建设,以满足日益增加的办学需求。随着新校区的建成并投入使用,各大高校的总资产值迅速增加,其中房产占比约在70%左右,房产信息化管理工作迫在眉睫。

一、高校公用房管理现状

高等院校的公用房主要是指属于学校的用于教学、科研、行政、生活以及其他服务于学校正常运转的房产。公用房作为高等学校建设和发展的重要组成部分,是保证学校履行职责并完成各项工作任务的重要条件。公用房管理的目标是在保障学校正常运转的前提下,最大限度地发挥房产资源效益和作用,做好房产资源的保值和增值工作。切实做好公用房的管理工作,关系到学校的整体稳定和综合发展。因此,科学合理地利用好现有公用房资源,最大限度的发挥其作用,对高校的管理和发展非常重要的。

高等院校早期的房产因为数量少且信息化普及度低等因素,基本采用手工管理,工作效率低,无法及时了解各类房屋的信息,极易出现数据遗漏、丢失、误报等情况,查询信息易遗漏且效率非常低下。存在的问题主要表现在以下几个方面:

1.资源多头管理,各司其职,没有形成统一的领导,松紧不均,资源得不到合理调配;

2.随着办学规模的扩大,不断增加新的需求,现有房间的功能定位不能及时更新,给公用房调配带来困难重重;

3.公用房的资料随着新校区的建设不断增加,但相关档案未归档或未完整归档,面积数据、结构图、工程图纸等资料不全,房产档案材料查询比较困难;

4.现有的办公用房未进行定标核算;

5.公用房管理未细化,还未实现所有房间的功能定位。

目前,我国大多数高等院校都设有相应职能部门来进行公用房管理工作,我校专门成立了公用房管理领导小组,由校领导牵头,相关部门如教学、科研、实验室等部门领导参加,统筹规划我校的公用房配置与管理,制定相关的管理办法,资产管理部门在领导小组的监督和指导下,开展具体的公用房配置与管理工作。

 

二、高校公用房管理信息系统运行情况

由于固定资产数量、种类、总值不断增加,各大高校纷纷开始采用计算机管理软件进行固定资产的管理,经过前期的收集和努力,公用房管理信息系统目前已经运行,以文字信息形式管理的模式已基本实现。

(一)公用房管理信息系统的基本功能

启用并完善公用房管理信息系统,构建一个信息全面、数据准确、安全可靠、操作便捷、技术先进、规范统一的数字化管理体系,可以为学校的教学、科研、管理等工作提供全面准确系统的服务。目前在用的高等学校公用房管理信息系统一般有以下几个功能:

1.建立完整的房产基础数据库。应涵盖土地、地下空间、楼宇、房间等内容,包括教学、科研、办公、周转房、学生宿舍、教工住宅、经营性用房等产权属于学校的公用房,支持对这些基本数据的增、删、改、查等。建立公用房动态调控机制,遵循分类管理、定编核算、动态调整、有偿使用原则,打破公用房占有及使用的终身制。对全校的公用房进行规划建设、配置使用、周转房分配、房屋维修、出租出借以及报废处置等进行科学管理。除了提供标准的属性外,用户还可以根据需要自定义特色档案属性,可以显示档案日常维护及操作。

2.充分利用大数据现代信息技术,对全校的土地、房屋、地下空间、房间档案进行登记,实现人、房、物的信息共享,形成较为完善的组织架构。上传与建筑物相关的文档、房产证扫描件、工程图纸、外观照片等,实时动态公开公用房使用信息,实现资产数据同步,真正做到人、房、物一体化,即楼宇房间内分别有几人办公,各人的职级职称、占用的办公设备等情况,为科学决策及规划建设提供技术支持,实现“统一领导、分类管理、分级负责、责任到人”,并提供专业化的查询条件多维度组合,查询条件及结果均可自定义。满足各类专业化查询的需要,突出方便快捷的管理优势。可及时了解本单位房产概况,查询细化到某个房间某个人,以及空房查询、归还情况、危房维修记录、改造前后信息等。

3.建立有效的管理组织体制,充分利用国有资产平台已建成由横向归口、纵向院系形成的交叉管理网络,逐步完善并最终形成覆盖全校的公用房管理组织构架,实行归口、院系部处两级管理体制,通过标准(学校、部门)配置,为学校公用房量化考核与监管提供配额标准。考核指标体系应包含:教学科研及辅助用房、行政办公用房、生活用房、教工住宅、其他用房以及办学规模、教工人数等。公用房的量化考核面广复杂,在量化考核中需要考虑不同院系的配额标准,考虑教工、学生、学科、规模等诸多影响因素。

4.针对日常管理中教工住宅、教工宿舍、经营性用房和普通公用房的分配、归还、维修登记时,用户在填写分配信息时可上传身份证、产权证、合同协议等数据信息,对使用快到期以及维修质保期快到期的房间实现预警功能。通过流程化管理,增加房屋使用率。同时开通缴款功能,可以用于登记在周转房使用、住宅使用、经营性用房租借和办公用房使用管理中需要缴费的记录,并且可以查询商户、教职工未缴纳费用,能够对缴费日期进行预警,提高缴费率,减少资产流失。

5.按《党政机关办公用房建设标准》测算党政干部用房情况,以部标为依据,系统自动做出对比,供领导决策参考,以校标为基础,供院系管理人员日常参考使用,按用户自建的测评办法,对二级单位的用房情况进行综合测评。

6.对原国有资产平台进行升级改造强化资产管理。在原国有资产平台中新增加存放地规范化功能将原存放地规范化,修改原资产入库、资产调拨、资产卡片修改、资产查询等相关功能,可以使用公用房提供的规范化存放地进行管理。

(二)公用房管理信息系统的优势

公用房管理信息化有着传统管理方式不可比拟的优势:

1. 查询各类房屋及房间基本属性更便捷。如建筑面积、房间功能、使用人信息、房间内相关办公设备的配置等基本信息可以快速、便捷地查询,为房产资源的调配、维修、改造等提供了准确的依据。

2. 可上传与建筑物相关的文档、房产证扫描件、工程图纸、外观照片等,完善了公用房的各类信息,保证了房产资料的完整性。能够对全校的公用房进行规划建设、配置使用、周转房的分配、房屋的维修、出租出借以及报废处置等进行科学管理。

3. 通过采集房屋构筑物基础数据,启用并完善公用房管理信息系统,对全校的土地、房屋、地下空间、房间档案进行登记,可以构建一个信息全面、数据准确、安全可靠、操作便捷、技术先进、规范统一的数字化管理系统,为学校的教学、科研、管理等工作提供全面准确系统的服务。

三、高校公用房信息系统建设期望

随着高校公用房管理信息系统的启用,已经可以很便捷地查询房屋及各房间的基本属性,比如建筑面积、房间功能、使用人信息、房间内相关办公设备的配置等,并可根据相关信息为房产资源的调配、维修、改造等提供了准确的依据。但随着高校对公用房管理需求的不断增加,公用房管理信息系统建设的管理仍需进一步精细化、智能化:

(一)以图管房

通过对公用房的工程图纸、楼层平面图、外观照片、数据表单等相关信息的采集录入等,利用3D技术,可以很直观的体现各楼宇的结构、朝向以及房屋各层各间的分布图,图与图之间实现层级跳转,能从土地红线图下钻到校区图,从校区图下钻到楼层平面图。图与数据之间实现相关显示,即点击图纸空白处时可以查看综合情况,点击图纸建筑区域内可以查看该区域详细情况,包括房屋建筑信息、用房历史信息、房屋缴费信息、房屋违规信息和房屋历史修缮信息。

(二)以图管人

在以上各楼宇各房间的图片建立后的基础上,通过对房间内使用功能、使用部门以及使用人的相关信息采集和录入,根据各使用人的相应职级职称以及所能享受的办公面积,尽可能利用好现有资源,并通过与学校OA系统对接和协同工作,定期自动更新人事、在校师生人数等相关数据,以便及时调整。

(三)以图管物

各房间内的办公家具以及设备的配置也能通过图片直观的显示出来,通过与资产管理系统的对接,点击图片上的资产,可以显示出该资产的登记卡片,能够有效的解决资产管理中的难点,即实物盘点,保证账、卡、物一致的问题,对合理利用现有资源及时调配好资产也起到了重要的作用。

四、结束语

在这个信息技术高速发展的时代,利用计算机信息化处理技术对高校的公用房管理实行系统化、规范化、完整化管理是必然的趋势。只有提高管理的科学性,数据的准确性,信息的全面性,操作的便捷性,并充分合理的利用现有资源,物尽所能,使其发挥最大的效率,才能确保国有资产的增值与保值。

 

 

参考文献

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[2]邱均成.高校国有资产管理信息化若干问题探讨[N].康定民族师范高等专科学校学报,200615卷第2.

[3]陈绚.公共用房管理信息系统的开发[N].工程图学学报,2006年第5.

[4]李兵.当前高校公用房管理存在问题探讨[J].新西部(下旬·理论)2015,9:107.